Asigurarea păstrarea documentelor electronice autentice

Asigurarea de conservare pe termen lung a documentului electronic original - aspect destul de îngust de gestionare a înregistrărilor. Cu toate acestea, sarcina se confruntă în mod inevitabil de majoritatea organizațiilor din România, care este determinată nu numai specificul muncii lor, dar, de asemenea, caracteristicile mediului de afaceri, care în prezent este de neconceput fără documente electronice. Un document electronic este creată inițial în format electronic și, prin urmare, nu are un original pe hârtie. El se duce la un mediu electronic, iar în cursul activității de afaceri a organizației trece printr-o serie de modificări. În acest sens, specialiștii ridică problema familiară în domeniul managementului documentelor și arhivă: cum să se asigure siguranța documentului original în format electronic?

Care este documentul original

Potrivit Natalia Hramtsovsky, scenariul ar fi mai corect să se recunoască un obiect care a fost creat, este complet finisata si este potrivit pentru utilizarea prevăzută. Numărul de copii nu este determinantă. O poziție similară este susținută și de mulți experți internaționali. De exemplu, Luciana Duranty, de la Universitatea din British Columbia (Canada) a declarat că script-ul ar trebui să aibă ca principală, completitudine și eficiență.

Asigurarea autenticității unui document electronic - păstrarea caracteristicilor sale cheie

Integritatea documentului este legată de caracterul complet și imutabilitatea conținutului său.

Potrivit pentru utilizare este considerat a fi un document care poate fi găsit, reproduce, etc. Această din urmă cerință este asociată cu problema de uzură morală a formatelor, mass-media, software și hardware.

Cum să se asigure păstrarea proprietăților sale document cheie

Având în vedere specificitatea documentului electronic ar trebui să fie conștienți de importanța conservării conținutului informațiilor (posturi). Această practică există în lume, începând cu anii 1960, inclusiv România. Cu toate acestea, inițial nu a fost în legătură cu documentele juridice și bazele de date științifice. Astăzi este larg cunoscut astfel de metode se asigura conservarea pe termen lung a informațiilor, cum ar fi conversia, migrația și emulație.

În plus față de conținutul (conținutul), un specialist în management al documentelor sau arhivarul trebuie să ofere relevanță juridică și valoarea probatorie a documentului. După cum arată practica, această sarcină este asociată cu o serie de probleme tehnice și tehnologice.

Deseori apar dificultăți atunci când nevoia de re-validarea semnăturilor electronice și a altor date asociate documentului. De exemplu, o companie poate ajunge într-o situație dificilă după ce autoritatea de certificare care a eliberat certificatul de CE, va fi lichidat, iar revocarea certificatului - în cazul în care, în același timp, pentru un motiv oarecare, compania nu păstrează o listă de certificate revocate. Mai mult timp care a trecut de la primirea certificatului, cu atât mai probabil să rămână fără dovezi.

Compromiterea algoritmi de criptare (cipher divulgarea în întregime sau în elementele sale, astfel că este posibil, de exemplu, pentru a crea un document fals, care se va potrivi cu semnătura „electronică“ a acestui document - așa-numitul „conflict“) poate provoca, de asemenea, o pierdere a încrederii în documentele și, ca urmare, probleme cu recunoașterea autenticității acestora.

Este important să se asigure că semnificația juridică și valoarea probatorie a documentelor este păstrarea metadate. De asemenea, nu subestima documentele de relație ca un sistem unic. În cazul în care un document electronic va fi din populația generală, atunci autenticitatea sa, chiar și în prezența semnăturilor electronice poate fi pusă la îndoială.

Informații despre lanțul de custozi ai unui document - un alt element pentru a verifica. În cazul în care documentele sunt stocate - în societate dubioase sau un impozit de servicii centru de date? Răspunsul la această întrebare va juca un rol important în determinarea stării documentelor.

InterPARES: un document electronic original, supraviețuitor nu poate fi

experți de conducere ale statului industria de management al documentelor: astăzi soluții fiabile și algoritmi care mențin în stare de funcționare a documentului electronic original, nu există încă. Prin urmare, pentru a asigura conservarea pe termen lung a documentului electronic original (75 de ani sau mai mult), menținând în același timp caracteristicile sale cheie, precum și semnificația juridică și valoarea probatorie este imposibilă. script stocate își pierde „eficiență“, iar mai devreme sau mai târziu, se transformă într-un „muzeu de artefacte.“

Acest lucru, în special, potrivit unui studiu realizat în cadrul proiectului InterPARES. Concluzia principală care urmează să fie extrase din aceste rapoarte pot fi exprimate în felul următor: este imposibil de a păstra documentul electronic neschimbat, dar îl puteți păstra capacitatea de a se reproduce, care este abilitatea de a crea și menține copii certificate utilizabile ale documentelor electronice, care în mod ideal, va avea un scenariu egal valabilitate. Această idee stă la baza metodelor de conversie și migrația, este utilizat în multe arhive publice din lume.

De fapt, această abordare este bine-cunoscut la noi practici renaștere în noul mediu tehnologic. Autentificarea documentelor, lucrul cu fading texte în afaceri arhive (a crea o copie certificată a documentului complet imposibil de citit, care este încorporat într-un act, în locul originalului) și chiar „migrația“ cronicile antice (crearea de copii ale acestora sub formă de liste) a existat și există în aceeași platformă conceptuală " recreeze și să mențină. "

schimba legea

Dificultăți în asigurarea conservării pe termen lung a documentelor electronice sunt originale, nu numai în planuri tehnice și tehnologice, dar, de asemenea, în sfera juridică. acest lucru în zakonodatelstvoRumyniyaneobhodimo să fie modificată.

În primul rând, trebuie recunoscut (și să-l fixeze la nivelul legii), care să asigure conservarea pe termen lung a originalelor electronice imposibile. In schimb, eforturile practicanților ar trebui să urmărească este de a asigura crearea și stocarea de copii certificate. În al doilea rând, principiile de reglementare necesare care să asigure conservarea pe termen lung a documentelor electronice, fără a aduce atingere importanței lor juridică și valoarea probatorie. În acest caz, vorbim despre principii, mai degrabă decât tehnologii care se schimbă, în medie, o dată la cinci ani.

În al treilea rând, fișierele trebuie să li se acorde dreptul de a efectua conversia documentelor electronice, crearea unor copii relevante din punct de vedere al documentelor și să le certifice. Aceste copii ar trebui să fie utilizate în afaceri și administrație publică la egalitate cu originalele.

Până se întâmplă acest lucru, există posibilitatea ca documentele electronice transmise autorităților de stat ca dovadă sau autoritățile judiciare ca probele nu vor fi luate în considerare. Cu toate acestea, ponderea documentelor electronice în cadrul organizațiilor flux de documentare Generalului este în creștere rapidă și va ignora un astfel de aspect important al conservării documentelor electronice pentru a asigura autenticitatea lor, ar fi cel puțin înțelept.