Crib № 1
reguli de corespondență de afaceri
Ei bine, pentru a începe cu o scrisoare de mulțumire sau un compliment: „! Olga, mulțumesc pentru răspunsul“.
Scrie un limbaj simplu, ușor de înțeles. Evitați utilizarea kantselyarizmov și clișee, „acum“, „Eu aduc la cunoștință“, „cooperarea în condiții reciproc avantajoase“, „extrem“, „evita“, „din cauza“ etc.
Scrie un limbaj simplu, ușor de înțeles. Evitați utilizarea kantselyarizmov și clișee, „acum“, „Eu aduc la cunoștință“, „cooperarea în condiții reciproc avantajoase“, „extrem“, „evita“, „din cauza“ etc.
Pentru a concentra atenția asupra aspectelor importante ale scrisului, pornind de o propoziție cu numele: „Alexander, vă rugăm să trimiteți act de reconciliere ...“.
Dacă răspundeți la un întrebări câteva - citat sau să le menționăm pe scurt conținutul problemei, pentru a face clar ceea ce este în joc.
React la nemulțumire sau agresiune din partea clientului arată în liniște intenția lor de a-l ajute să rezolve situația.
Evitați subiecte sensibile sau confidențiale. Scrisoarea poate ajunge accidental la un alt angajat, decât vă puteți pune clientul într-o poziție dificilă.
Spune clientul care a primit scrisoarea lui.
În afaceri corespondența făcută pentru a răspunde la scrisoarea nu mai târziu de 3 ore. Dacă nu reușiți să rezolvați problema imediat - să informeze clientul, atunci când se poate face acest lucru.
Evitați scrierea clienților la sfârșit de săptămână și de sărbătorile legale, iar luni dimineata sau vineri seara. Excepție: Dacă ați convenit anterior pe acest lucru cu clientul; dacă aveți o problemă urgentă care nu poate fi amânată.
Este considerat nepoliticos pentru a trimite o mulțime de litere într-un rând. Excepție: Dacă ați trimis o scrisoare și am văzut că informațiile sunt incomplete sau irelevante - puteți trimite după el o altă scrisoare, cu adăugiri și scuze.
Auto raspuns cu privire la obtinerea de scrisori în corespondență de afaceri modern nu este utilizat.
utilizarea Postscript nu este acceptată în corespondența de afaceri.
subiect
înseamnă neapărat linia de subiect. Subiectul trebuie să se potrivească cu conținutul. Dacă cunoașteți numele persoanei care scrie sau post - le specificați în linia de subiect.
marca
marcate ca „importante“ pot fi folosite pentru mesaje speciale. Citește cererea de confirmare mai bună decât în cazuri excepționale.
- salut;
- linia de subiect prescurtare;
- transcrierea întrebării;
- terminare (apel la acțiune).
Regula de aur: o singură literă - un subiect - un singur apel.
semnătură
Pune semnătura și doar principalele date de contact curente. Încercați să păstrați în 3-5 rânduri.
Elaborarea standardelor corporative a corespondenței de afaceri. Acest lucru va ajuta la reglarea procesului de corespondență cu clienții și angajații pentru a evita greșelile care ar putea afecta vânzările și imaginea companiei tale.